寄送前
每位老師的信，寄之前都能先看
按「預覽」就看到老師會收到的內容，收件人與主旨也一起列出來。確認沒問題，再寄一封測試信給自己。
- 表格版面跟紙本核對單一樣
- 注意事項、寄發日期在後台就能改
- 測試信不會記入寄送紀錄
HOW IT WORKS
每個月五個步驟，核對單就寄完了
第一次設定好核對項目與老師信箱，之後每月只要換資料、按寄出。
- 01
匯入本期時數
上傳 CSV，或從 Excel 直接複製貼上。
- 02
更新本期資訊
填結算期間、寄發日期與注意事項。
- 03
預覽與測試
看每位老師的信，先寄一封給自己。
- 04
批次寄送
一鍵寄給所有老師，進度即時顯示。
- 05
老師線上查詢
老師用姓名＋信箱，隨時查自己的時數。
FEATURES
寄之前看得到，寄之後查得到
教學組最在意的「有沒有寄對、有沒有寄到」，都放在同一個畫面。
寄送時
一鍵批次寄送，誰寄失敗一目了然
寄送進度即時顯示，可以隨時暫停。寄失敗的老師會標紅色並寫出原因，改好信箱按「重寄」就好。
- 本期寄過的不會重複寄
- 每日寄信額度用完會自動停，隔天接著寄
- 沒登錄信箱的老師寄到代收信箱，主旨標「請轉交」
匯入資料
從 Excel 貼上就能匯入，錯誤先提醒
一位老師一列、或一筆時數一列都可以，系統會自動加總。匯入前先列出人數、各項合計與有問題的列，確認後才寫入。
- 依姓名自動對照老師信箱
- 舊資料自動備份，保留最近 3 份
- 核對項目可依學校自訂
老師端
老師用手機就能查自己的時數
信裡有「線上查詢」按鈕，老師輸入姓名和收信的信箱就能看到本期時數，不用再跑教務處問。
- 只看得到自己的資料
- 輸入錯誤太多次會暫時鎖定
- 每一次查詢都有紀錄
ALSO INCLUDED
其他貼心的小地方
資料在學校自己手上
系統裝在學校的 Google 試算表，資料不經過第三方主機。
多位管理員
教學組同仁都能用自己的 Google 帳號登入後台。
完整紀錄
寄送、老師查詢、後台操作，誰在什麼時候做了什麼都查得到。
項目自己設定
兼課、代課、輔導課、代導師折抵……名稱、單位、合併表頭都能改。
原本的試算表照用
習慣自己整理「當月總計」也可以，系統直接讀取。
試算表選單也能寄
不想開後台時，在試算表上方選單也能寄測試信與批次寄送。
FAQ
常見問題
需要架主機或安裝軟體嗎？
不用。系統裝在學校自己的 Google 試算表裡，用瀏覽器打開後台網址就能操作，電腦、平板都可以。
老師的資料會存在哪裡？
全部存在學校自己的 Google 試算表，信也是從學校的 Google 帳號寄出，阿珀不會經手任何資料。
一天可以寄幾封？
依 Google 的規定，一般 Gmail 帳號一天 100 封，學校的 Google Workspace 帳號一天 1,500 封。額度用完系統會自動停下來，隔天再按一次「批次寄送」就會從沒寄到的老師接著寄。
有老師沒有登記信箱怎麼辦？
可以設定一個「代收信箱」，沒登記信箱的老師會寄到這裡，主旨標「請轉交」。也可以在後台直接幫老師補上信箱。
我們學校的鐘點項目名稱不一樣，可以用嗎？
可以。後台「設定 → 核對項目」可以自由新增、改名、調整順序，也能設定哪些項目要合併在同一個表頭底下。
時數資料要怎麼匯入？
上傳 CSV 檔，或從 Excel 選取儲存格直接複製貼上。支援「一位老師一列」與「一筆時數一列」兩種格式，匯入前會先檢查並列出有問題的地方。